Cómo pedir confirmación de asistencia a una boda (y conseguir que respondan)
La confirmación de asistencia, o RSVP, es una de las tareas que más dolores de cabeza da al organizar una boda. Sin ella no sabéis cuántas personas vienen, qué menús encargar ni cuántas plazas reservar en el autobús. Y, sin embargo, es normal que una parte de los invitados no conteste a tiempo.
Os contamos cómo pedirla para que responda todo el mundo y os llegue la información ordenada.
Qué preguntar (y qué no)
Cuanto más corto sea el formulario, más gente lo rellena. Lo imprescindible:
- Nombre y apellidos de cada persona que viene.
- Si asistirá o no. También es importante que respondan quienes no pueden venir.
- Menú, si hay varios para elegir (carne, pescado, vegetariano, infantil…).
- Alergias e intolerancias. Mejor con casillas para las más comunes (gluten, lactosa, frutos secos, marisco) y un hueco para «otras».
Y según vuestra boda:
- Transporte: «¿Necesitas el autobús?».
- Preboda o actos del día anterior.
- Niños: cuántos y de qué edad, si necesitan trona o menú infantil.
- Una pregunta divertida, como la canción que no puede faltar.
Evitad preguntar lo que no vais a usar: cada pregunta de más es una excusa para dejarlo para luego.
Una confirmación por familia, no por persona
Los invitados se organizan en grupos: la pareja, la familia con niños, los amigos que vienen juntos. Lo más cómodo es que una persona pueda confirmar por todo su grupo, añadiendo a cada miembro con su menú y sus alergias. Así evitáis que una familia de cinco tenga que rellenar cinco formularios (y que se olviden de uno).
Cómo pedirla: papel, WhatsApp o web
- Tarjeta de respuesta en papel: tradicional y elegante, pero lenta, y os tocará pasar las respuestas a mano.
- WhatsApp o llamadas: rápido para algunos invitados, un caos para organizarlo todo.
- Formulario en la web de la boda: cada invitado confirma cuando quiere desde el móvil y las respuestas os llegan ordenadas. Es la opción más práctica, sobre todo si las respuestas van a una hoja de cálculo con un resumen que podáis pasar al catering.
Lo ideal es combinarlos: invitación en papel con un código QR que lleve al formulario de la web, y el enlace también por WhatsApp.
Textos de ejemplo
En la invitación de papel:
Os rogamos que confirméis vuestra asistencia antes del 15 de mayo escaneando el código QR o en nuestra web.
Por WhatsApp, al enviar la invitación:
¡Hola! Ya tenéis toda la información de nuestra boda en la web. Allí podéis confirmar si venís, elegir el menú y avisarnos de cualquier alergia. ¡Nos hace muchísima ilusión que estéis!
Recordatorio, dos semanas antes del plazo:
¡Hola! Os recordamos que el 15 de mayo cerramos las confirmaciones. Si todavía no lo habéis hecho, es un minuto desde aquí: [enlace]. ¡Gracias!
Cómo conseguir que respondan todos
- Poned una fecha límite clara y visible. Sin fecha, mucha gente lo deja para después. Aquí tenéis cómo elegirla.
- Hacedlo facilísimo: un enlace, un formulario corto y que funcione bien en el móvil.
- Permitid cambiar la respuesta. Mucha gente no confirma por miedo a equivocarse. Si saben que pueden modificarla después, contestan antes.
- Recordad a quien no haya respondido, una vez, con cariño, unas dos semanas antes del cierre.
- Aceptad que habrá rezagados. Reservad unos días tras el plazo para llamar a los últimos antes de dar el número definitivo al catering.
Qué hacer con las respuestas
Las respuestas solo os sirven si están ordenadas. Lo que más os van a pedir:
- El catering: número total de comensales, cuántos de cada menú y las alergias de cada persona.
- La empresa de autobuses: cuántas plazas.
- Vosotros, para el plan de mesas: quién viene con quién.
Si el formulario guarda las respuestas en una hoja de cálculo con un resumen automático, el último mes antes de la boda será mucho más tranquilo.